Elegir un sistema de numeración para objetos
Un número de inventario debe seguir siendo útil cuando cambias de sitio la colección, renombras una categoría o descubres que una atribución era incorrecta.
Da una sola función al identificador
Utiliza el identificador para distinguir una ficha de todas las demás. Evita introducir una descripción completa dentro del código. Un número que incorpore país, fabricante, año, estado y ubicación es frágil: una investigación o una mudanza pueden volver incorrecta parte de esa información. Una secuencia sencilla con un prefijo breve puede mantenerse mientras cambian los campos descriptivos.
Decide si el identificador corresponde a un objeto o a un conjunto. Un coche en miniatura con su caja e instrucciones puede tener una ficha principal y componentes descritos por separado. Una bandeja de monedas sin relación suele necesitar registros individuales si vas a compararlas, moverlas o venderlas de forma independiente. Esta elección importa más que los signos de puntuación del código.
Evita duplicados y cambios accidentales
Mantén una lista de los números ya utilizados y del siguiente disponible. Si dos personas añaden registros, acuerda quién asigna los identificadores o utiliza intervalos temporales diferentes durante la recepción. No reutilices un número cuando una pieza salga de la colección. Conserva una ficha breve que indique su transmisión; de lo contrario, una foto o factura antigua podría parecer relacionada con el nuevo objeto.
Los ceros iniciales facilitan la ordenación de archivos, pero una hoja de cálculo puede eliminarlos si la columna no se trata como texto. Prueba el formato elegido guardando, abriendo y exportando unas pocas fichas. Comprueba que un código como CVC-0007 no cambia y que permite encontrar el mismo objeto en la hoja y en la carpeta de fotografías.
Relaciona la etiqueta sin marcar la pieza
En una colección doméstica, coloca el identificador en un alojamiento adecuado, un compartimento o una tarjeta separada, en lugar de improvisar una marca permanente sobre el objeto. Asegúrate de que la etiqueta no pueda atribuirse a otra pieza de la misma caja. No des por hecho que un adhesivo es adecuado para el contacto directo con una superficie antigua.
Al preparar la imagen de inventario, fotografía la pieza junto a una tarjeta independiente con el número. Después realiza fotografías de detalle sin obstáculos. Incluye también el identificador en el nombre del archivo. Así tendrás varias conexiones si sustituyes el alojamiento o se desprende una etiqueta.
Cuando dividas un conjunto en fichas individuales, conserva su antiguo número como campo de relación. Explica qué registros nuevos proceden de él. Es preferible a cambiar todos los números sin dejar rastro, porque los documentos de compra y las fotos anteriores pueden seguir refiriéndose al conjunto original.
