Anotar información sin escribir sobre el objeto
Una nota sirve cuando permanece vinculada al objeto correcto. Establece esa relación mediante la protección y el inventario, sin escribir directamente sobre la pieza.
Utiliza una referencia estable
Asigna un número que no dependa de interpretaciones cambiantes. Si dudas del lugar de una postal o de la fecha de una moneda, evita incluir la respuesta propuesta en su único identificador. Una secuencia sencilla permanece estable mientras mejoran los datos. Comprueba duplicados y conserva los números retirados en vez de reutilizarlos.
Coloca la referencia en un alojamiento exterior apropiado o en un soporte asociado, sin contacto con el objeto. Prepara la etiqueta antes de introducirlo cuando así evites presión al escribir. Elige un método compatible con la protección y comprueba que siga siendo legible durante el uso. Una etiqueta adhesiva no debe poder desplazarse hasta la pieza.
Si utilizas códigos impresos, conserva también el identificador en caracteres legibles. El acceso a la ficha no debería depender de que funcione una cámara o una aplicación concreta.
Guarda las observaciones por separado
Utiliza campos de identidad, estado, procedencia y ubicación en vez de comprimir todos los datos en una etiqueta diminuta. La etiqueta debe conducir a la ficha, no reproducirla. Incluye fotografías generales y detalles distintivos. Dos ejemplares parecidos deben distinguirse sin depender de quien los numeró.
Al tomar notas provisionales, escribe primero el identificador. Una hoja titulada solamente postal azul o moneda pequeña puede volverse ambigua antes de terminar. Conserva las lecturas inciertas como dudas y separa observación y explicación propuesta. Fecha los añadidos importantes para comparar el estado posteriormente.
Mantén la relación durante los movimientos
Antes de retirar el objeto, coloca alojamiento y referencia junto a la zona preparada. Trabaja con una pieza cada vez si pueden confundirse. Si necesita otra protección, transfiere la referencia y compruébala con la fotografía antes de apartar la anterior. Conserva las etiquetas antiguas que contengan procedencia o descripciones previas.
Para exponer, utiliza posiciones identificadas o textos vinculados al inventario. Fotografía la disposición y registra ubicaciones temporales. Al desmontarla, comprueba que cada objeto vuelve a su alojamiento habitual. El sistema debe resistir cambios de caja, atribuciones revisadas y la intervención de otra persona sin exigir escribir de nuevo sobre el original.
